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Wie schreibt man eine Pressemitteilung?

Beim Verfassen einer Pressemitteilung gibt es einiges zu beachten. Dies umfasst sowohl strukturelle bzw. formale sowie rechtliche Aspekte. So ist es zum Beispiel nötig, die Kontaktdaten eines konkreten Ansprechpartners bzw. Ansprechparnerin zu hinterlegen. Am Ende der Pressemitteilung bietet es sich an, ein Kurz-Portrait bzw. eine kurze Beschreibung des veröffentlichenden Unternehmens einzufügen, in dem relevante Kennzahlen und Informationen wie Mitarbeiteranzahl, Marktposition, Umsatz oder Gründungsjahr genannt werden.

Anleitung Medien & PR-Datenbank

Login & Funktionen

Aktivierung, Login & Datenbank-Zugriff:

Nachdem Sie die Aktivierung per Email-Link bestätigt haben, können Sie sich mit Ihrem eingerichteten Login-Namen und Passwort über das Personen-Symbol im Kopf-Bereich der Webseite www.fischer-data-science.com (links neben dem „i-Symbol“) im Bereich „Mein Konto“ einloggen.

Im Bereich „Mein Konto“ können Sie Ihre Kunden- und Account-Einstellungen aufrufen und ändern, Ihre Bestellungen und Rechnungen einsehen und herunterladen (HTML oder PDF, in Kürze zusätzlich als maschinenlesbare XRechnung), Ihren Suchverlauf, Favoriten- und Merkliste aufrufen sowie eigene Listen anlegen, verwalten und öffnen (Reiter „Meine Listen“).

Unter dem Reiter „Sicherheit“ haben Sie die Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern, die Login-Historie einzusehen, derzeit eingeloggte Geräte auszuloggen und Ihre personenbezogenen Kundendaten gemäß DSGVO zum Download anzufordern.

Unter dem Reiter „Bestellungen/Datenbanken“ können Sie mit Klick auf die Schaltfläche „Datenbank „Medien- & PR-Datenbank öffnen“ auf diese zugreifen.

Alternativ erreichen Sie die Übersicht & Suchmaske der Medien- & PR-Datenbank per Mouse-Over über den Unterpunkt „Übersicht & Suche“ (1. Unterpunkt des Menüpunkts „Medien- & PR-Datenbank“) über das Hauptmenü oder den Direkt-Link https://www.fischer-data-science.com/de/medien/uebersicht/ benutzen.

Übersicht & Suchmaske:

Abbildung 1 zeigt den Backend-Bereich der Master-Tabelle mit Such- und Filtermaske (oben im Bild), in der Sie z.B. die in Deutschland enthaltenen Radiosender auflisten oder nach über 20 Filterkriterien weiter filtern und sortieren können (u.a. Stadt, Bundesland, Land, Titel, Relevanz/Reichweite für die Priorisierung, Redaktions-Emailadresse, Redaktions-Telefonnummer, Faxnummer, Typ, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, Xing, Anzahl Wikipedia-Aufrufe). Auch ist die Suche nach Stichwort oder tag möglich.

Ein Rechtsklick mit der Mouse auf einen Zellenwert in der Tabelle (z.B. Stadt) öffnet eine Liste mit allen Einträgen dieses Merkmals. Ein normaler Klick (Linksklick) mit der Mouse auf ein Symbol öffnet den hinterlegten Eintrag (z.B. das Facebook-Profil) in einem Popup-Fenster oder steuert die Suchfunktion bei Xing oder LinkendIn nach Journalist:innen oder Redakteur:innen sowie Ressorts an für das schnelle Finden konkreter Ansprechpartner in den Redaktionen.

Ein Mouse-Klick auf ein Symbol oder Merkmal bei gedrückter Strg-Taste hingegen öffnet das entsprechende Merkmal als neuen Browser-Tab im Hintergrund.

Abbildung 1: Master-Tabelle „Übersicht & Suche“ mit Suchmaske. Bei Mouse-Over über den Titel eines Mediums, erhalten Sie eine Kurzbeschreibung des selben, sofern ein Wikipedia-Artikel zu dem Medium verfügbar ist.

Die bulk-Funktionen (engl. Massenbearbeitung; siehe Checkboxen links im Bild) erlauben es Ihnen – so wie Sie es z.B. von Ihrem Email-Anbieter gewohnt sind – mehrere der ausgewählten Einträge gleichzeitig zu bearbeiten (pro Seite zwischen 5 und 1.000 Einträgen darstellbar), die hinterlegten Medien-URLs oder weitere hinterlegte Merkmale wie Facebook-Präsenzen in neuen Tabs im Hintergrund zu öffnen, zu Favoriten-Liste oder Merkliste hinzuzufügen, persönlich hinterlegte Informationen wieder zu entfernen sowie die Einträge & Kontaktdaten der ausgewählten Redaktionen zu exportieren im CSV- bzw. JSON-Format.

Um eine E-Mail ohne Export direkt und einzeln an eine Redaktion mit Ihrem Email-Programm versenden zu können, klicken Sie einfach auf die entsprechende Email-Adresse, welche Ihr Emailprogramm bzw. ein neues Fenster dort öffnet.

Ein Klick auf den Namen des Mediums öffnet die Detail-Ansicht eines Eintrags. Hier finden Sie eine Kurzbeschreibung in Form des Wikipedia-Artikels mit nützlichen Information wie Reichweite und Zielgruppe des gewählten Mediums mit allen Verlinkungen zu den Social Media Kanälen und den Kontaktdaten der Redaktion. Weiter haben Sie auch hier die Möglichkeit, das Medium zu bewerten, auf eine Liste zu setzen, eigene Listen anzulegen (z.B. to-do-Liste, Kampagnenliste „Kampagne X in Zeitraum Y“), eigene Kommentare und Notizen zu Dokumentationszwecken der erfolgten Kommunikation bzw. Kontaktaufnahme incl. Rücklauf zu hinterlegen.

Endlich sichtbar werden als B2B-Dienstleister

Es kann schwierig sein, als B2B-Dienstleister sichtbar zu werden, vor allem da viele Unternehmen eher auf eine B2C-Strategie ausgerichtet sind. Die beste Möglichkeit, sichtbar zu werden, besteht darin, eine starke Online-Präsenz aufzubauen und sich als Experte in einem bestimmten Bereich zu positionieren.

Der Aufbau einer starken Online-Präsenz bedeutet im Allgemeinen, eine Website zu erstellen, auf sozialen Plattformen aktiv zu sein und regelmäßig Inhalte zu produzieren. Diese Inhalte können Blog-Beiträge, Videos, Podcasts und andere Arten von Content sein, die für potenzielle Kunden interessant sind. Außerdem können Unternehmen Netzwerke für andere Unternehmen erstellen, um wertvolle Kontakte zu knüpfen.

Darüber hinaus können Unternehmen auch Investitionen in die Suchmaschinenoptimierung (SEO) und die Anzeigenkampagnenplanung (SEA) tätigen, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen. Dadurch können Unternehmen ihre Website und ihren Content besser sichtbar machen und mehr qualifizierte Besucher auf ihre Seite bringen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Erreichen einer höheren Sichtbarkeit ist die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen und Experten. Dies kann durch die Teilnahme an Veranstaltungen, den Austausch von Informationen und den Aufbau von strategischen Partnerschaften erfolgen. Auf diese Weise können Unternehmen neue Kunden gewinnen und ihren Bekanntheitsgrad erhöhen.

Schließlich können Unternehmen auch die Hilfe eines professionellen Marketingunternehmens in Anspruch nehmen, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen. Ein professionelles Unternehmen kann Unternehmen bei der Erstellung von Content, der Einrichtung von Social-Media-Konten, der Optimierung ihrer Webseiten und vielem mehr unterstützen. Dies kann ein wertvolles Instrument sein, um sich als B2B-Dienstleister sichtbar zu machen.

Anleitung Medien- & PR-Datenbank II

Die ersten Schritte:

1. Sich einen Überblick verschaffen

2. Interessante Medien, z.B. mit regionalem oder thematischen Bezug, auf die persönliche Merk- oder Favoritenliste setzen für zukünftig schnelleren Zugriff

3. Listen anlegen, z.B. Kampagne Frühling23, Winteraktion, Spendenaufruf Mai, Product Launch, Buch-Veröffentlichung, Album Release, um die Kontaktdaten listenbasiert exportieren zu können.

Es gilt: Ohne konkreten Anlass hat Ihre Pressemitteilung keine große Aussicht auf Erfolg.

Ihre Pressemitteilung braucht einen Nachrichtenwert, z.B. eine aktuelle berichtenswerte Neuerung, Aktion, ein Spendenaufruf etc. Prüfen Sie vorab die Relevanz Ihrer Nachricht für die Zielgruppe bzw. Leserschaft des jeweiligen Mediums. Zudem ist es sinnvoll, sich über die jeweiligen redaktionellen Leitlinien der einzelnen Medien zu informieren.

Seien Sie kreativ

Statt 0815-Standard-Texten sollten Sie mit Ihrer Pressemitteilung Interesse wecken und die Redaktionen auf sich und Ihre Nachricht neugierig machen. Zeigen Sie, dass Sie Dinge anders machen, als Ihr Wettbewerb, neue Ansätze nicht nur in Ihrer Arbeit, sondern auch in Ihrer Kommunikation verfolgen und heben Sie sich so gegenüber den anderen täglich einströmenden Meldungen und Pressemitteilungen positiv ab.

Geben Sie unbedingt alle Kontaktwege an, mit denen die Redaktionen Sie schnell und unkompliziert für Rückfragen erreichen können. Dies kann neben einer Telefonnummer und Email-Adresse insbesondere auch die sozialen Business-Netzwerke Xing & LinkedIn, aber auch Ihre Facebook-Präsenz umfassen. Sie sind auch bei Instagram? Großartig!

Nutzen Sie unterschiedliche Versand-Uhrzeiten & Wochentage für den Email-Versand Ihrer Pressemitteilungen

Passen Sie Ihre Versand-Strategie dem beabsichtigtem Resultat an:

1. Schnelle Ad-Hoc-Mitteilung auf in mehreren Medien/Kanälen

vs.

2. Verteilte Medienpräsenz: Wenn Sie vorhaben, über einen gewissen Zeitraum hinweg in den Medien "stattzufinden", kontaktieren Sie dazu die Medien zeitversetzt, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, evtl. bestehende gleiche Leserschaft mehrfach auf unterschiedlichen Kanälen zu erreichen.

Wie immer gilt: Es gibt kein Patentrezept und keine Garantie in der Pressearbeit, aber...

Nur weil Ihr Mitbewerber kürzlich erfolgreich einen Artikel platzieren konnte oder eine wohlwollende Nennung oder ein Interview bekam, heißt dies leider nicht automatisch, dass Ihnen das gleiche Resultat zuteil wird. Um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen, bieten sich folgende Tipps an:

Allgemeine Tipps und Ratschläge

Seien Sie schneller als Ihre Konkurrenz

Gehen Sie planvoll vor

Warten Sie nicht zu lange und beachten Sie etwaige Vorlaufzeiten oder den Redaktionsschluss

Wählen Sie die richtigen Medien aus

Vermeiden Sie Massenmails und regional oder thematisch nicht relevante Medien

Haken Sie nach und bleiben Sie dran

Seien Sie positiv

Gehen Sie in Vorleistung: Liefern Sie publikationsfähige Pressebilder, weitere Informationen, one-pager, bzw. die URLs dorthin gleich mit

Übung macht die Meister:in: Schreiben Sie mindestens eine Pressemitteilung im Quartal

Lassen Sie sich kreative Aktionen einfallen

Kontext! Finden Sie einen aktuellen (z.B. gesellschaftlichen, wirtschaftlichen, regionalen) Bezug und Anknüpfungspunkte an aktuelle Entwicklungen. Betten Sie Ihre Story in einen größeren Zusammenhang ein.

Für maximale Medienpräsenz und mediale Sichtbarkeit: Bespielen Sie unterschiedliche Kanäle für Omnipräsenz mit minimalen Mitteln

Nutzen Sie den Netzwerk-Effekt

Aktionen, die Ihre Community ansprechen, z.B. unter einem bestimmten #hashtag an einem Wettbewerb oder Gewinnspiel teilzunehmen, diese Aktion in den sozialen Medien, z.B. auf Facebook oder Instagram zu teilen, kann innerhalb von kurzer Zeit Ihre Sichtbarkeit und Bekanntheit deutlich steigern.

Halten Sie sich an das Presserecht, dies gilt insbesondere für die Vollständigkeit der Kontaktdaten und Nennung eines konkreten Ansprechpartners oder einer Ansprechpartnerin in Ihrer Pressemitteilung.

Halten Sie bestimmte formale Vorgaben für Pressemitteilungen ein. In der Kürze liegt die Würze? Fast. Schreiben Sie prägnant, lassen Sie aber nicht unnötig wesentliche Informationen weg.

Vor dem Versand Ihrer Pressemitteilung

Vier Augen sehen mehr als Zwei. Nach dem ersten Aufschlag heißt es: Korrektur lesen. Nicht nur Rechtschreibfehler sind äußerst ärgerlich und wirken unprofessionell. Kommt Ihre Message so rüber, wie Sie es vorgehabt haben? Teilen Sie den Entwurf lieber einmal zu viel als einmal zu wenig mit Ihren Kolleg:innen und nutzen Sie wertvolles Feedback (z.B. auch aus der Zielgruppe/targetierten Alters- oder Kundengruppe).

Unser Angebot: Sie haben Neuigkeiten, aber keine Zeit für die Erstellung der passenden Pressemitteilung? Gerne übernehmen wir die Formulierung und den Versand für Sie.