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Der Hauptunterschied zwischen PR-Software und Presseportalen besteht darin, dass PR-Software ein Tool ist, das Unternehmen, Agenturen und anderen Organisationen dabei hilft, ihre Online- und Offline-PR-Aktivitäten zu optimieren und zu verwalten. Es kann dabei helfen, Nachrichten an die richtigen Personen zu richten, Kampagnen zu verwalten, Meldungen zu veröffentlichen und zu verfolgen, sowie umfangreiche Berichte zu erstellen.
Presseportale hingegen sind speziell für die Veröffentlichung von Pressemitteilungen konzipierte Websites, auf denen Unternehmen, Organisationen und andere Gruppen ihre Nachrichten veröffentlichen und verbreiten können. Es gibt viele verschiedene Presseportale, von denen einige mehr Funktionen als andere bieten, aber alle bieten grundlegende Funktionen wie die Veröffentlichung, Verbreitung und Verfolgung von Pressemitteilungen.